Acme Warmte
4 interviews over 4 afdelingen. 12 kansen gescoord, 3 klaar om te starten, 5 bewust met rust gelaten.
Waar de directie zich toe engageert
- Verbeter dagen van levering tot geboekte aankoopfactuur van 9 naar 2 tegen 31 maart 2027
- Verbeter offertes die binnen 48 uur na het plaatsbezoek verstuurd zijn van 35% naar 90% tegen 30 juni 2027
Leveringsbonnen van één leverancier staan zonder overtikken klaar en gecontroleerd tegen de bestelling, en open afwijkingen staan op één opvolglijst
Aankoop · snelle winst · prioriteit 2.20 · EUR 7,200 per jaar, minimum
Waarom deze
Sneller ingeboekte en gematchte bonnen verkorten de dagen van levering tot geboekte aankoopfactuur, samen met de boekhouding. Uitlezen en matchen van PDF-bonnen halveert de tijd met een koppeling naar Exact, zoals bij vergelijkbare bedrijven.
"Wat je moet weten: de matchingregels zitten allemaal in mijn hoofd." Lien Peeters
"Het zijn meestal er twee of drie, en bij de ene leverancier kom je snel bij de juiste persoon terecht, bij de andere moet ik soms twee keer bellen." Lien Peeters
Hertekend verloop
- AI-assistedLien kiest de leverancier met de meeste bonnen om mee te starten en vertelt per leverancier de gekende afwijkingen en vervangartikels, die worden uitgeschreven
- AI-ledBonnen komen via één vaste mailbox of map binnen; artikelnummers, aantallen en prijzen worden uitgelezen en klaargezet in Exact
- AI-ledElke bon wordt gematcht met de openstaande bestelling, en bij verschil ook met andere open bestellingen van die leverancier
- AI-ledAfwijkingen komen op een korte lijst met een voorstel en wat de leverancier vroeger deed
- Human-onlyLien beslist over elke afwijking en belt de leverancier waar nodig
- AI-assistedOpen afwijkingen en beloftes staan op één opvolglijst; een herinneringsmail aan de leverancier staat klaar om te versturen
- AI-assistedLien keurt de kloppende bonnen goed, die gaan naar de boekhouding
Pilotbrief
- Beweegt
- verbeter dagen van levering tot geboekte aankoopfactuur van 9 naar 2 tegen 31 maart 2027. De pilot verkort het deel van de 9 dagen van levering tot geboekte aankoopfactuur dat bij Aankoop ligt: van binnenkomst van de bon tot de PDF in 'Boekhouding - in te boeken' staat. Hoeveel van de 9 dagen bij die stap ligt, is nog niet gekend. Lien noteert in week 1 bij elke bon de leverdatum en de datum waarop de PDF in de map komt, zodat het aandeel van Aankoop gemeten is. Het doel van 2 dagen haalt Aankoop niet alleen, de boekhouding moet ook mee.
- Wie
- Aankoop, 1 persoon: Lien Peeters. Wat: PDF-leveringsbon van één leverancier komt binnen, wordt uitgelezen en naast de bestelling gelegd, Lien beslist over afwijkingen, bon gaat naar 'Boekhouding - in te boeken'. Systemen: Exact Online, Liens Excel, gedeelde netwerkmap, Claude of ChatGPT.
- Hoe lang
- 4 weken. Start op de eerste maandag nadat de zaakvoerder deze brief goedkeurt, beslissing op de vrijdag van week 4. Lien zet beide datums bovenaan het pilotlogboek op de dag van goedkeuring.
- Buiten scope
- De andere vier leveranciers, een koppeling of agent in Exact Online, automatisch versturen van mails naar leveranciers, het bellen zelf, het boeken van de aankoopfactuur door de boekhouding, en het tweede doel rond offertes binnen 48 uur na het plaatsbezoek.
- Vertrekpunt
- Volgens Liens schatting: 40 bonnen per week van 9 minuten, plus 5 belrondes van 17,5 minuten, samen ongeveer 7,5 uur per week. Ongeveer 2 op 10 bonnen hebben een afwijking. Nog niet gekend en te meten in week 1, voor de gekozen leverancier zonder hulpmiddel: het echte aantal bonnen, de minuten per bon met een timer, hoeveel bonnen de boekhouding terugstuurt of corrigeert, en het aantal dagen van levering tot PDF in de map. Alles in het pilotlogboek.
- Succes
- In week 3 en 4 kost het nakijken van een bon van de gekozen leverancier hoogstens de helft van de tijd uit de meting van week 1 (bij 9 minuten nu: 4,5 minuten of minder), met niet meer bonnen die de boekhouding terugstuurt dan in week 1. Elke afwijking staat op de opvolglijst met wie wat beloofd heeft. Lien controleert dit door elke uitgelezen regel naast de PDF te leggen en correcties te tellen in het logboek.
- Vroeg signaal
- Lien moet in meer dan 1 op 5 bonnen een artikelnummer, aantal of prijs verbeteren, een vervangartikel wordt als gewone match aangegeven, of het nakijken duurt na week 2 nog even lang als vroeger.
- Economie
- EUR 7,200 per jaar, minimum (7.5 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Lien Peeters: 9 min x 40 keer per week; Lien Peeters: 17.5 min x 5 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder). Kosten om te draaien: Schatting: één betaald abonnement op Claude of ChatGPT voor Lien (rond 20 euro per maand, prijs nakijken bij aankoop, gebruik een versie waarbij gegevens niet voor training dienen). Daarbovenop ongeveer 2 uur van Lien in week 1 om de regels en vervangartikels van de leverancier uit te schrijven, daarna ongeveer 30 minuten per week voor het logboek. zekerheid: medium.
- Mag nooit gebeuren
- Een bon wordt ingeboekt in Exact of gaat naar 'Boekhouding - in te boeken' zonder dat Lien hem nagekeken heeft. Een mail bereikt een leverancier zonder dat Lien hem gelezen en zelf verstuurd heeft. Het hulpmiddel krijgt toegang tot Exact Online.
- Data
- Mag aanraken: De PDF-leveringsbonnen van de gekozen leverancier, de bijhorende openstaande bestellingen van die leverancier uit Exact (als export of gekopieerd), Liens uitgeschreven afwijkingsregels en lijst van vervangartikels voor die leverancier.. Mag niet: Namen, adressen en telefoonnummers van particuliere klanten (op de bon onleesbaar maken als ze erop staan), gegevens van andere leveranciers, bankgegevens, loon- en personeelsgegevens, inloggegevens van Exact Online.. Gelogd in: Een apart tabblad 'Pilotlogboek' in Liens Excel op de gedeelde netwerkmap: per bon de datum, leverdatum, bonnummer, minuten nakijken, aantal verbeterde velden, afwijking ja of nee, Liens beslissing, en de datum waarop de PDF naar de boekhouding ging. De chatgesprekken blijven bewaard in het account..
- Autonomie
- Start op suggest. Een niveau hoger wanneer: Naar 'act with approval' (bon als concept klaargezet in Exact, Lien keurt goed) wanneer 50 bonnen op rij uitgelezen zijn zonder dat Lien een veld moest verbeteren en elke afwijking juist aangeduid werd, en de zaakvoerder akkoord geeft voor een koppeling.
- Wie staat ervoor in
- Lien Peeters, aankoop: kijkt elke uitgelezen bon en elk voorstel na, is eigenaar van het resultaat en mag de pilot op elk moment stoppen.
- Stopregel
- Uitbreiden als: De nakijktijd per bon is minstens gehalveerd tegenover week 1, de boekhouding stuurt niet meer bonnen terug dan in week 1 en Lien wil verder: dan de volgende leverancier toevoegen en een koppeling met Exact Online onderzoeken. Bijsturen als: De tijd daalt wel maar minder dan de helft, of Lien moet nog in meer dan 1 op 5 bonnen verbeteren: regels per leverancier aanvullen, de prompt aanpassen en twee weken verlengen met dezelfde leverancier. Stoppen als: Er is geen tijdswinst, er gaan meer foute bonnen naar de boekhouding dan in week 1, of er gebeurt iets uit 'mag nooit gebeuren'.
- Eerst oplossen
- Value at stake (geel naar groen): Lien meet in week 1 met een timer de echte minuten per bon en het aantal bonnen, en de zaakvoerder bevestigt de waardevloer van 7.200 euro per jaar (7,5 uur x 0,5 x 48 euro x 40 weken) of past ze aan met die meting.
- Process clarity and measurability (geel naar groen): Lien schrijft voor de gekozen leverancier op één A4 de matchingregels, gekende afwijkingen en vervangartikels uit, en houdt vanaf dag 1 het pilotlogboek bij met leverdatum en datum naar de boekhouding.
- Deployment capability (geel naar groen): starten zonder koppeling, met kopiëren en plakken in Claude of ChatGPT. De zaakvoerder koopt één betaald account met training uitgeschakeld en spreekt één vaste mailbox of map af waar de bonnen van de leverancier binnenkomen. Een koppeling met Exact komt pas na de beslissing om uit te breiden, met een aangeduide interne of externe verantwoordelijke.
Probeer deze week
Hier zijn vijf leveringsbonnen als PDF van [naam leverancier met de meeste bonnen] van vorige week, en de bijhorende openstaande bestellingen uit Exact Online die ik hieronder plak. Ik heb klantnamen en adressen onleesbaar gemaakt. Doe voor elke bon het volgende: 1. Lees bonnummer, datum, artikelnummer, omschrijving, aantal en prijs per regel uit. 2. Zoek de bestelling met hetzelfde bestelnummer en vergelijk elke regel. 3. Als een regel niet klopt, kijk of hij past bij een andere open bestelling van deze leverancier. 4. Duid vervangartikels aan: ander artikelnummer, gelijkaardige omschrijving. Geef het resultaat als één tabel met één rij per bonregel en de kolommen: bonnummer, artikelnummer bon, artikelnummer bestelling, aantal bon, aantal bestelling, prijs bon, prijs bestelling, status (klopt, afwijking, vervangartikel, niet gevonden), en een korte uitleg bij elke afwijking. Zet onder de tabel een lijst met alleen de afwijkingen. Verzin niets: als je iets niet kunt lezen, schrijf 'onleesbaar'. Goed is: ik kan elke regel in minder tijd nakijken dan de 9 minuten die een bon nu kost, en elke afwijking die ik zelf zou vinden staat op de lijst.
Volgende in de rij
- Vervanger voor een zieke installateur in minuten gevonden en klant verwittigd · Planning · EUR 6,000 per jaar, minimum
Impact tegenover inspanning
Elke stip is een kans, geplaatst volgens haar scores. Linksboven kijk je eerst.
- Offerte binnen 48 uur na het plaatsbezoek bij de klant, zonder overtypen
- Klanten krijgen vanzelf bericht wanneer de installateur later komt
- Aankoopfacturen klaar om te boeken in Exact, met leveringsbon en btw al nagekeken
- Leveringsbonnen staan ingeboekt en gematcht in Exact zonder overtikken, en open afwijkingen worden opgevolgd
- Vervanger voor een zieke installateur in minuten gevonden en klant verwittigd
- Betalingsherinneringen per klant klaar uit Exact, zonder kopiëren naar Word
- Getekende offerte wordt meteen een volledige werkbon voor de planner
- Ontbrekend materiaal de dag voordien gezien, zodat geen installateur voor niets vertrekt
- Weekplanning blijft bij Sofie, met een lijst die vooraf toont wie kan
- Het gesprek met de klant bij het plaatsbezoek blijft bij Joris
- Beslissing over vervangende artikels blijft bij Lien, met de leveranciersgeschiedenis klaar
Per afdeling
Verkoop
| Kans | Beslissing | Categorie | IMPACT | INSPANNING | Minimale waarde |
|---|---|---|---|---|---|
| Offerte binnen 48 uur na het plaatsbezoek bij de klant, zonder overtypen | uitstellen | Delegate | 4.2 | 2.6 | EUR 10,100 |
| Getekende offerte wordt meteen een volledige werkbon voor de planner | overslaan | Automate | 2.2 | 1.9 | EUR 300 |
| Het gesprek met de klant bij het plaatsbezoek blijft bij Joris | overslaan | Keep | 2.5 | 4.0 | EUR 1,300 |
Planning
| Kans | Beslissing | Categorie | IMPACT | INSPANNING | Minimale waarde |
|---|---|---|---|---|---|
| Klanten krijgen vanzelf bericht wanneer de installateur later komt | uitstellen | Automate | 3.3 | 2.5 | EUR 17,000 |
| Vervanger voor een zieke installateur in minuten gevonden en klant verwittigd | start | Delegate | 3.2 | 2.8 | EUR 6,000 |
| Ontbrekend materiaal de dag voordien gezien, zodat geen installateur voor niets vertrekt | uitstellen | Automate | 2.2 | 2.0 | EUR 100 |
| Weekplanning blijft bij Sofie, met een lijst die vooraf toont wie kan | overslaan | Keep | 2.2 | 3.5 | EUR 1,100 |
Financiën
| Kans | Beslissing | Categorie | IMPACT | INSPANNING | Minimale waarde |
|---|---|---|---|---|---|
| Aankoopfacturen klaar om te boeken in Exact, met leveringsbon en btw al nagekeken | uitstellen | Delegate | 3.6 | 2.8 | EUR 1,500 |
| Betalingsherinneringen per klant klaar uit Exact, zonder kopiëren naar Word | overslaan | Automate | 2.6 | 2.0 | EUR 1,400 |
Aankoop
| Kans | Beslissing | Categorie | IMPACT | INSPANNING | Minimale waarde |
|---|---|---|---|---|---|
| Leveringsbonnen staan ingeboekt en gematcht in Exact zonder overtikken, en open afwijkingen worden opgevolgd | start | Delegate | 3.6 | 3.0 | EUR 7,200 |
| Stoppen met de wekelijkse rapportage van openstaande bestellingen | stop hiermee | Eliminate | 1.9 | 1.9 | EUR 3,800 |
| Beslissing over vervangende artikels blijft bij Lien, met de leveranciersgeschiedenis klaar | overslaan | Keep | 2.3 | 4.3 | EUR 1,700 |
Stop hiermee
Werk dat moet verdwijnen voor iemand het automatiseert.
stop hiermeeStoppen met de wekelijkse rapportage van openstaande bestellingen
E Stop hiermee. Het dient alleen een overdracht of een resultaat waar niemand iets mee doet.
Aanleiding Wekelijks, ooit zo afgesproken met de baas · Oordeel Geen. Lien vermoedt dat de baas het rapport niet leest en niemand handelt er zichtbaar op. · Resultaat Geen rapport meer; wie open bestellingen wil zien, kijkt in de opvolglijst van de bonnen. · Systemen eigen Excel
Hertekend verloop
- Human-onlyLien vraagt de baas of hij het rapport leest en welke beslissing hij ermee neemt
- Human-onlyLeest hij het niet, dan stopt het rapport; heeft hij één cijfer nodig, dan komt dat uit de opvolglijst van de bonnen
Impact 1.90 · effort 1.95 · opvulling · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 3,800 per jaar: 2 uur per week x 1 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Lien Peeters: 120 min x 1 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Ik vermoed dat hij het niet echt leest, maar ik heb het ooit zo afgesproken en niemand heeft gezegd dat ik ermee kan stoppen." Lien Peeters
Eerste stap Lien stuurt deze week een bericht aan de baas: 'Gebruik je de weekrapportage nog? Zo niet, dan stop ik ermee.' Komt er geen beslissing die ervan afhangt, dan stopt ze.
Mogelijke eigenaar Lien Peeters
Uitgesteld, en wat dat zou veranderen
uitstellenOfferte binnen 48 uur na het plaatsbezoek bij de klant, zonder overtypen
D4 De input staat op papier, in hoofden of in losse bestanden. Leg die eerst vast of maak ze eerst op orde.
Aanleiding Joris rondt een plaatsbezoek af bij een klant die een warmtepomp overweegt · Oordeel Joris kiest de warmtepompgrootte uit de vuistregeltabel en beslist zelf bij twijfel (oude radiatoren, lage aanvoertemperatuur), eventueel na overleg met een installateur. Prijzen voor de tien grootste aannemers bepaalt hij zelf. · Resultaat Verstuurde offerte in de Word-offerte-template met maat, prijs en subsidie-info · Systemen Word-offerte-template, prijslijst-Excel, Mijn VerbouwPremie, WhatsApp
Hertekend verloop
- AI-assistedJoris spreekt na het bezoek een korte notitie in en zet de foto's in één dossiermap in plaats van papier en WhatsApp
- AI-ledNotitie en foto's worden omgezet in vaste velden: ketel, leeftijd, m², radiatoren, wensen
- AI-ledMaatvoorstel uit de vuistregeltabel, met twijfelgevallen apart gemarkeerd
- AI-ledWord-offerte ingevuld met prijzen rechtstreeks uit de prijslijst-Excel en de subsidie-info
- Human-onlyJoris beslist over gemarkeerde twijfelgevallen en over prijzen voor grote aannemers
- AI-assistedJoris controleert maat en prijs met een korte checklist en verstuurt de offerte
Impact 4.20 · effort 2.65 · snelle winst · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 10,100 per jaar: 10.5 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Joris noemde 105 minuten per offerte maar geen aantal per week; lage schatting van 6 offertes per week op basis van zijn 9 plaatsbezoeken per week. Lage zekerheid.; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Dat zijn relaties die ik zelf heb opgebouwd, en daar ben ik best trots op." Joris Claes
"Ik denk aan een offerte vorig jaar waar ik de verkeerde prijs uit de Excel had overgenomen, en de klant belde me dat die niet klopte." Joris Claes
Eerste stap Joris neemt drie offertes van vorige week, geeft Claude de vuistregeltabel, de prijslijst-Excel, de template en de bijhorende notities en foto's, laat drie ontwerpen maken en vergelijkt maat en prijs met wat hij echt verstuurde.
Mogelijke eigenaar Joris Claes
Opgelet Paving the cow path; Prototype before the map
Vergelijkbaar: Carolina Food Service replaces 5 to 8 minutes of manual entry per order with an AI agent for WhatsApp, voice notes and handwritten lists · Thread saves technicians more than an hour a day on data entry and admin · Asavinter answers road freight rate requests in a median 54 seconds with an AI pricing agent
uitstellenKlanten krijgen vanzelf bericht wanneer de installateur later komt
D4 De input staat op papier, in hoofden of in losse bestanden. Leg die eerst vast of maak ze eerst op orde.
Aanleiding Een klus loopt uit of een klant belt met de vraag waar de installateur blijft · Oordeel Weinig: de verwachte aankomsttijd volgt uit de status van de vorige klus. Sofie beslist alleen bij grote vertraging of de klus verzet moet worden · Resultaat Klant krijgt een sms met de verwachte aankomsttijd, Sofie ziet per klus de actuele status · Systemen Google Sheet, telefoon, WhatsApp-groepen van de ploegen, sms-dienst
Hertekend verloop
- Human-onlyInstallateur stuurt bij vertrek en bij aankomst een vaste korte melding (één knop of vast WhatsApp-bericht)
- AI-ledSysteem leest de meldingen en de dagplanning uit het Sheet en berekent per klant de verwachte aankomsttijd
- AI-ledBij uitloop van meer dan een half uur gaat automatisch een sms naar de volgende klant met de nieuwe tijd
- AI-assistedBelt een klant toch, dan ziet Sofie de status meteen in het Sheet en antwoordt in één keer
- Human-onlyBij grote vertraging beslist Sofie of de klus verzet wordt en belt ze de klant zelf
Impact 3.30 · effort 2.50 · snelle winst · needs a connector or no-code agent. Minimale waarde EUR 17,000 per jaar: 17.7 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Sofie Wouters: 8.5 min x 125 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Als ik het niet snel krijg, moet ik de klant terugbellen, en dat kost gewoon weer tijd." Sofie Wouters
Eerste stap Spreek met één ploeg af dat ze een week lang bij vertrek en aankomst een vast bericht in WhatsApp zetten ('vertrek klant X', 'aan bij klant Y') en tel hoeveel klanten toch bellen.
Mogelijke eigenaar Sofie Wouters
Opgelet Access mistaken for adoption; Seventy-two-hour wow
Vergelijkbaar: FourKites Dynamic ETA for Air boosts air-freight tracking; Zebra cuts inquiries
uitstellenAankoopfacturen klaar om te boeken in Exact, met leveringsbon en btw al nagekeken
D4 De input staat op papier, in hoofden of in losse bestanden. Leg die eerst vast of maak ze eerst op orde.
Aanleiding Een aankoopfactuur van een leverancier komt binnen per mail of op papier · Oordeel Marc beslist of de factuur geboekt mag worden: kloppen leverancier, bedrag, btw-tarief en btw-nummer, en is er een bestelbon of leveringsbon. Zo niet, apart zetten en navragen. · Resultaat Aankoopfactuur geboekt op de juiste kostenrekening in Exact, of apart gezet met een duidelijke vraag aan leverancier of besteller · Systemen Exact, mail, papieren stapel leveringsbonnen
Hertekend verloop
- Human-onlyAlle aankoopfacturen en leveringsbonnen komen binnen via één mailadres; papier wordt meteen gescand
- AI-ledFactuur lezen, leverancier koppelen, bedrag, btw-tarief en btw-nummer controleren
- AI-ledBestelbon of leveringsbon zoeken en koppelen aan de factuur
- AI-ledBoekingsvoorstel maken met kostenrekening, plus een lijst van wat ontbreekt of afwijkt
- AI-assistedBij afwijking een mail opstellen aan leverancier of besteller
- Human-onlyBeslissen over facturen zonder leveringsbon of met fout btw-nummer
- AI-assistedBoekingsvoorstel nakijken en goedkeuren in Exact
Impact 3.60 · effort 2.80 · snelle winst · needs a connector or no-code agent. Minimale waarde EUR 1,500 per jaar: 1.6 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Marc De Smet: 7.5 min x 12.5 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Ik boek liever niets dan iets fout." Marc De Smet
Eerste stap Marc neemt deze week 10 recente aankoopfacturen met hun leveringsbon, plakt ze in Claude of ChatGPT met zijn controlelijst en vergelijkt het voorstel met wat hij zelf deed. Hij noteert ook per factuur hoeveel dagen er tussen levering en boeking zaten, als nulmeting.
Mogelijke eigenaar Marc De Smet
Opgelet A pilot with no end; Waiting for perfect data
Vergelijkbaar: Deliveroo cuts invoice processing from 15 minutes to 45 seconds with AI capture and PO matching · Diesel Direct reaches 84% no-touch invoice processing and frees about 2.5 FTEs in accounts payable · Raceway Car Wash removes 98% of manual invoice coding for 46 sites with a two-person AP team · Manufacturer accounts-payable invoice automation (Nividous) · mixed: Deny Logistics links scanned supplier invoices to trips automatically with AI
uitstellenOntbrekend materiaal de dag voordien gezien, zodat geen installateur voor niets vertrekt
D4 De input staat op papier, in hoofden of in losse bestanden. Leg die eerst vast of maak ze eerst op orde.
Aanleiding Elke namiddag voor de klussen van de volgende dag · Oordeel Of het materiaal per klus binnen is; bij ontbrekend materiaal welke nieuwe datum de klant krijgt · Resultaat Lijst met klussen van morgen waarvan het materiaal ontbreekt, klant tijdig verwittigd, installateur niet nodeloos onderweg · Systemen Google Sheet, telefoon, leveringslijst van Lien
Hertekend verloop
- Human-onlyLien registreert elke levering in een kolom per klus in het gedeelde Sheet
- AI-ledElke namiddag vergelijkt een check de klussen van morgen met de geregistreerde leveringen en markeert wat ontbreekt
- Human-onlySofie belt de klant om te verzetten voor de installateur vertrekt
Impact 2.20 · effort 2.05 · opvulling · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 100 per jaar: 0.5 uur per week x 0.15 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Sofie Wouters: 30 min x 1 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Omdat er geen plek is waar je dat ziet. Lien houdt de leveringen bij en ik weet het alleen als zij het zegt." Sofie Wouters
Eerste stap Voeg met Lien een kolom 'materiaal binnen ja/nee' toe aan het planningssheet en laat ChatGPT een formule schrijven die de klussen van morgen zonder materiaal rood kleurt.
Mogelijke eigenaar Sofie Wouters
Opgelet Overbuilt automation
Bewust met rust gelaten, en waarom
Beslissen waar AI wegblijft hoort bij de kaart.
overslaanBetalingsherinneringen per klant klaar uit Exact, zonder kopiëren naar Word
S4 Minder waard dan een week werk van wie het doet, en het beweegt geen enkel doel.
Aanleiding Om de twee weken: openstaande facturen die over vervaldatum zijn · Oordeel Marc kijkt na of naam, adres en bedragen kloppen; bij een ander adres op de factuur dan in Exact belt hij de klant of zoekt het op voor de brief vertrekt · Resultaat Herinneringsbrief per klant, gemaild of geprint · Systemen Exact, Excel, Word
Hertekend verloop
- Human-onlyMarc start de ronde en kiest welke klanten deze keer geen brief krijgen
- AI-ledOpenstaande posten over vervaldatum ophalen en per klant een brief vullen vanuit Exact
- AI-ledAdres en naam vergelijken met de factuur en het KBO-nummer, afwijkingen markeren
- Human-onlyGemarkeerde klanten nabellen of opzoeken
- AI-assistedElke brief nalezen met de afwijkingen bovenaan
- Human-onlyBrieven mailen of printen
Impact 2.60 · effort 2.00 · opvulling · needs a paid tool. Minimale waarde EUR 1,400 per jaar: 1.5 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Marc De Smet: 180 min x 0.5 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Een verkeerd adres of een verkeerde naam ga je pas merken als de brief al weg is." Marc De Smet
Eerste stap Marc neemt de export van de laatste ronde en laat in Word via afdruk samenvoegen of in Claude de brieven vullen vanuit de Excel, met een kolom die aangeeft waar het adres afwijkt van de factuur. Hij meet hoe lang de ronde nu duurt tegenover 3 uur. Uitstellen tot na het werk aan aankoopfacturen, want het raakt geen gesteld doel.
Mogelijke eigenaar Marc De Smet
Vergelijkbaar: MasterPro Lighting grows cash collected from about $33,000 to over $700,000 a year with automated dunning · WorkMotion cuts invoices more than 31 days overdue by 79% and saves about 98 hours a month on collections · Feefo cuts overdue invoice value 26% and saves 92 hours a month with automated payment follow-ups
overslaanGetekende offerte wordt meteen een volledige werkbon voor de planner
S4 Minder waard dan een week werk van wie het doet, en het beweegt geen enkel doel.
Aanleiding Klant tekent de offerte · Oordeel Geen echte keuze: adres, gekozen maat, foto's en notities moeten volledig en dezelfde dag bij de planner liggen · Resultaat Werkbon voor de planner met adres, gekozen maat, foto's en notities · Systemen WhatsApp, Word-offerte-template
Hertekend verloop
- Human-onlyJoris markeert de offerte als getekend
- AI-ledWerkbon wordt opgemaakt uit het offertedossier met adres, maat, foto's en notities, en ontbrekende velden worden gemeld
- AI-ledWerkbon komt dezelfde dag bij de planner op de plek waar die al werkt
- Human-onlyPlanner bevestigt ontvangst en plant in
Impact 2.20 · effort 1.95 · opvulling · needs a connector or no-code agent. Minimale waarde EUR 300 per jaar: 0.3 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Joris noemde 2,5 keer per week maar geen duur; lage schatting van 5 minuten per keer plus af en toe nabellen.; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"De installateur kwam met de kleinere unit, en ik moest zelf nabellen om het op te lossen." Joris Claes
Eerste stap Joris zet onderaan de offerte-template een vast werkbonblok (adres, maat, foto's, notities) en stuurt bij elke handtekening dat blok ongewijzigd door aan de planner.
Mogelijke eigenaar Joris Claes
Opgelet Overbuilt automation
overslaanWeekplanning blijft bij Sofie, met een lijst die vooraf toont wie kan
S4 Minder waard dan een week werk van wie het doet, en het beweegt geen enkel doel.
Aanleiding Dagelijks in de namiddag, tussen de telefoontjes door · Oordeel Welke installateur bij welke klus past, op basis van certificaten voor merken en ervaring met types installaties · Resultaat Planning van volgende week in het Google Sheet · Systemen Google Sheet
Hertekend verloop
- AI-ledSysteem zet open klussen, vrije installateurs en vereiste certificaten naast elkaar in het Sheet
- Human-onlySofie wijst installateurs toe aan klussen
- AI-assistedEen check meldt dubbele boekingen of een installateur zonder het juiste certificaat
Impact 2.20 · effort 3.45 · geldput · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 1,100 per jaar: 3.8 uur per week x 0.15 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Sofie Wouters: 45 min x 5 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Ik zou het niet uit handen geven aan een systeem als het gaat om welke installateur bij welke klus past." Sofie Wouters
Eerste stap Schrijf in een apart tabblad per installateur zijn certificaten en de installatietypes die hij goed kent. Dat helpt meteen ook bij het herplannen bij uitval.
Mogelijke eigenaar Sofie Wouters
overslaanHet gesprek met de klant bij het plaatsbezoek blijft bij Joris
S2 De taak is het oordeel zelf en fouten zijn duur. Houd het menselijk; AI mag alleen context voorbereiden.
Aanleiding Afspraak voor een plaatsbezoek bij een klant die een warmtepomp overweegt · Oordeel Joris schat in wat de klant wil en wat de situatie is (ketel, m², radiatoren) en bouwt de relatie op · Resultaat Inzicht in de woning en de wensen van de klant, plus foto's en notities voor de offerte · Systemen WhatsApp
Hertekend verloop
- Human-onlyJoris voert het gesprek en kijkt rond
- AI-assistedJoris maakt foto's en spreekt een notitie in voor het offertedossier
- Human-onlyPrijsafspraken met de grote aannemers doet Joris zelf
Impact 2.50 · effort 4.05 · geldput · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 1,300 per jaar: 4.5 uur per week x 0.15 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Joris Claes: 30 min x 9 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Dat zijn relaties die ik zelf heb opgebouwd, en daar ben ik best trots op." Joris Claes
Eerste stap Niets aan het gesprek veranderen; bij het volgende bezoek enkel de papieren notitie vervangen door een ingesproken notitie voor het offertedossier.
Mogelijke eigenaar Joris Claes
overslaanBeslissing over vervangende artikels blijft bij Lien, met de leveranciersgeschiedenis klaar
S2 De taak is het oordeel zelf en fouten zijn duur. Houd het menselijk; AI mag alleen context voorbereiden.
Aanleiding Een leveringsbon bevat een vervangend artikel of een ander artikelnummer dan besteld · Oordeel Is het vervangend artikel aanvaardbaar, gezien hoe de leverancier het vroeger deed en wat met de klant is afgesproken? · Resultaat Akkoord of afwijzing van het vervangend artikel, en zo nodig een telefoontje naar de leverancier · Systemen Exact Online, eigen Excel, telefoon
Hertekend verloop
- AI-ledVorige gelijkaardige afwijkingen van die leverancier en de klantafspraak worden naast de bon gezet
- Human-onlyLien beslist of het vervangend artikel aanvaardbaar is
- Human-onlyLien belt de leverancier als het niet klopt
- AI-assistedHaar beslissing wordt met reden bewaard als voorbeeld voor later
Impact 2.30 · effort 4.25 · geldput · can be done today with Claude or ChatGPT. Minimale waarde EUR 1,700 per jaar: 6 uur per week x 0.15 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Lien Peeters: 9 min x 40 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Wat je moet weten: de matchingregels zitten allemaal in mijn hoofd." Lien Peeters
Eerste stap Lien noteert deze week bij elke afwijking in één zin waarom ze akkoord ging of belde, in een extra kolom van haar sheet.
Mogelijke eigenaar Lien Peeters
De directie wil AI weghouden uit
- Prijsonderhandelingen met onze tien grootste aannemers: die relatie is ons product.
Alle kansen, gerangschikt
startLeveringsbonnen staan ingeboekt en gematcht in Exact zonder overtikken, en open afwijkingen worden opgevolgd
S Sneller ingeboekte en gematchte bonnen verkorten de dagen van levering tot geboekte aankoopfactuur, samen met de boekhouding.
Aanleiding Elke ochtend komen zes tot tien PDF-leveringsbonnen binnen van vijf leveranciers, op maandag meer. Bij een afwijking volgt opvolging aan het einde van de dag. · Oordeel Lien beslist of een afwijking, zoals een vervangend artikel met een ander artikelnummer, aanvaardbaar is of dat de leverancier gebeld moet worden. · Resultaat Bon ingeboekt in Exact Online, gecontroleerd tegen de bestelling, als PDF in de map 'Boekhouding - in te boeken', en een bijgehouden lijst van open afwijkingen met wie wat beloofd heeft. · Systemen Exact Online, eigen Excel, gedeelde netwerkmap, telefoon
Hertekend verloop
- AI-assistedLien kiest de leverancier met de meeste bonnen om mee te starten en vertelt per leverancier de gekende afwijkingen en vervangartikels, die worden uitgeschreven
- AI-ledBonnen komen via één vaste mailbox of map binnen; artikelnummers, aantallen en prijzen worden uitgelezen en klaargezet in Exact
- AI-ledElke bon wordt gematcht met de openstaande bestelling, en bij verschil ook met andere open bestellingen van die leverancier
- AI-ledAfwijkingen komen op een korte lijst met een voorstel en wat de leverancier vroeger deed
- Human-onlyLien beslist over elke afwijking en belt de leverancier waar nodig
- AI-assistedOpen afwijkingen en beloftes staan op één opvolglijst; een herinneringsmail aan de leverancier staat klaar om te versturen
- AI-assistedLien keurt de kloppende bonnen goed, die gaan naar de boekhouding
Impact 3.60 · effort 2.95 · snelle winst · needs a connector or no-code agent. Minimale waarde EUR 7,200 per jaar: 7.5 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Lien Peeters: 9 min x 40 keer per week; Lien Peeters: 17.5 min x 5 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Wat je moet weten: de matchingregels zitten allemaal in mijn hoofd." Lien Peeters
"Het zijn meestal er twee of drie, en bij de ene leverancier kom je snel bij de juiste persoon terecht, bij de andere moet ik soms twee keer bellen." Lien Peeters
Eerste stap Lien neemt vijf bonnen van één leverancier van vorige week, plakt ze met de bijhorende bestellingen in Claude of ChatGPT en vraagt een tabel met artikelnummer, aantal, prijs en verschil met de bestelling. Ze meet hoeveel minuten het nakijken kost tegenover 9 minuten nu.
Mogelijke eigenaar Lien Peeters
Opgelet Prototype before the map; A pilot with no end
Vergelijkbaar: Dedeygere Frans en Zoon speeds up order entry 25% by scanning delivery documents with AI · FCE Transport halves order entry time per job with AI reading of customer PDF orders · Millcraft Paper turns emailed PDF purchase orders into ERP orders without data entry · Deliveroo cuts invoice processing from 15 minutes to 45 seconds with AI capture and PO matching · mixed: Deny Logistics links scanned supplier invoices to trips automatically with AI
startVervanger voor een zieke installateur in minuten gevonden en klant verwittigd
S Geen link met facturen of offertes, wel planningstijd die vrijkomt
Aanleiding Een installateur valt uit, bijvoorbeeld door ziekte · Oordeel Wie die dag vrij is, dichtbij de klant woont, het juiste certificaat heeft en of het materiaal er is; of de klus verzet moet worden · Resultaat Klus toegewezen aan een andere installateur of verzet naar een andere dag, klant op de hoogte · Systemen Google Sheet, telefoon, WhatsApp
Hertekend verloop
- Human-onlySofie meldt wie uitvalt en welke klussen geraakt zijn
- AI-ledSysteem leest het Sheet en geeft een korte lijst vrije installateurs, gesorteerd op afstand en certificaat, met de materiaalstatus erbij
- AI-ledSysteem maakt een WhatsApp-bericht klaar voor de eerste kandidaten en een bericht voor de klant
- Human-onlySofie kiest de vervanger of beslist de klus te verzetten
- AI-assistedSofie verstuurt de berichten en het Sheet wordt bijgewerkt
Impact 3.20 · effort 2.75 · snelle winst · needs a connector or no-code agent. Minimale waarde EUR 6,000 per jaar: 6.3 uur per week x 0.5 bespaard x EUR 48 per uur x 40 weken; uren: Sofie Wouters: 25 min x 15 keer per week; uurkost: gemiddeld brutoloon kantoor x 1,3 / 1.600 uur, opgegeven door de zaakvoerder.
"Ik plan 38 installateurs in een gedeeld Google Sheet, maar als er iets verandert, moet ik het overal opnieuw regelen." Sofie Wouters
Eerste stap Kopieer bij de volgende uitval het tabblad van die dag in ChatGPT, vraag wie de klus kan overnemen en vergelijk het voorstel met je eigen keuze.
Mogelijke eigenaar Sofie Wouters
Opgelet Generic output
Vergelijkbaar: A1 Garage Door doubles technicians per dispatcher with AI job assignment · Besser Garage Door grows from 6 to 15 technicians with AI dispatch handling job assignment
Klaar als bedrijf?
Een poort om te mogen starten. Ze verandert nooit hoeveel een idee waard is.
| 1 | Value at stake | yellow | |
| 2 | Process clarity and measurability | yellow | |
| 3 | Data and context | green | |
| 4 | Deployment capability | yellow | |
| 5 | User adoption | green | |
| 6 | Change capacity | green | |
| 7 | Ownership and decision rights | green | |
| 8 | Legal risk and controls | green |